Conseils pour planifier et animer une visioconférence

Préambule

Pour ne pas perdre inutilement du temps à chercher un document au sein de votre ordinateur pendant votre visioconférence, nous vous conseillons de les envoyer par mail ou de les déposer au sein de votre LMS (Moodle, par exemple) avant votre visioconférence. Si vous considérez que la découverte de ce document avant le cours est contreproductif, vous pourrez toujours le partager par Teams ou de rendre invisible la ressource sur Moodle.
Informez la date et la tenue de la réunion, envoyez éventuellement le lien de celle-ci. Si vous souhaitez en savoir plus sur les modes de planification de réunion dans Teams, cliquez ici.
Profitez-en pour saluer les apprenants et vérifier que tout fonctionne sur le plan technique.
Fermez tous les programmes ouverts sur votre ordinateur pour ne maintenir que les outils/pages indispensables à votre visioconférence. Cela vous évitera d'être distrait par des notifications intempestives ou d'être préoccupé par un mail en attente. La concentration est un point-clé pour la réussite d'une visioconférence.  
Capture d'écran : exemple de multitasking
Si vous souhaitez éviter que votre apprenant partage du contenu, qu'il doive patienter en "salle d'attente", qu'il ne puisse pas vous couper le micro, paramétrez les droits des membres. Suivez le tutoriel pour paramétrer les droits des membres dans Teams. Attention, celui-ci est uniquement disponible aux membres de la HEAJ.    
Grâce à la fonctionnalité "partage d'écran", vous aurez l'occasion de partager, notamment, votre diaporama. Lorsque vous concevrez ce type de support, gardez à l'esprit quelques principes ergonomiques. La présentation et l'organisation des constituants d'un document pédagogique comportent un impact sur l'apprentissage. Préférez des supports sobres et cohérent. Ce conseil est tout à fait valable lors que ce support est diffusé en présentiel. Ne vous mettez pas la pression et commencez par des documents simples. Nous vous conseillons de lire l'article à ce sujet rédigé par Thot Cursus.

Avant le cours

L’enseignement à distance impose de passer de très longues heures derrière son écran à la fois lors de l’animation du cours mais aussi lorsque vous préparez vos cours ou formations. Le temps peut paraître long lorsqu’on est face à un ordinateur, et sans possibilité de se lever pour se dégourdir les jambes. Suivre, animer, préparer une séance de cours à distance est aussi fatigant car il faut être encore plus attentif que lors d’une formation en présentiel notamment par la lecture de documents sur écran: il faut donc porter une attention toute particulière à votre poste de travail.   Si possible, respectez les règles d’ergonomie en matière de travail sur ordinateur.
  • Surélevez votre ordinateur, de sorte d'éviter de courber le dos des heures durant.
  • N'hésitez pas à ajouter un deuxième écran si cela est possible. Vous pourrez ainsi dégager votre écran principal et déposer tous les documents utiles à votre vision sur l'autre écran.
Pour que l'étudiant puisse voir l'expression de votre visage, la forme de de votre bouche (particulièrement dans le cadre d'un cours de langue axé sur la prononciation), ne négligez pas l'orientation de votre caméra, proscrivez le contre-jour. Il n'y a rien de plus perturbant qu'un prof qui dispense un cours à distance et qui n'est qu'une masse noire ou dont on ne voit que le front. Nous vous conseillons également de flouter votre arrière-plan : protégez votre vie privée.  
Exemple de contre-jour (à proscrire !)
Le son est également l’une des dimensions cruciales. Il est donc préférable de s’installer dans un endroit calme. En proposant un son de mauvaise qualité, avec des bruits parasites votre session sera difficile à suivre. Pour cela nous vous conseillons d’utiliser notamment un casque composé d’un micro.
Dispenser un cours ou une formation à distance nécessite un internet haut débit. Si vous en avez la possibilité, préférez l'utilisation d'un câble ethernet en lieu et place du wi-fi. Le débit (le nombre de données pouvant transiter) est beaucoup plus élevé et stable que le wifi, celui-ci étant sujet aux interférences (micro-onde, distance avec le modem, épaisseur des murs, nombre d'appareils connectés, etc.). Il est également possible de communiquer via un courant porteur. Un réseau internet est créé par le biais du réseau électrique.
Peu importe l’outil que vous allez utiliser pour animer votre visioconférence, celui-ci souhaitera utiliser votre micro et votre caméra. Pensez à « autoriser » pour éviter tout problème. S’il s’agit une application ouverte via un navigateur (Jitsy par exemple), aller dans les paramètres de votre navigateur (Safari, Firefox, Chrome...).   S’il s’agit d’une application de bureau, allez dans les paramètres de confidentialité de votre ordinateur.  
Les possibilités des versions navigateur d'un logiciel sont moins étendues. De plus, vous serez tributaire de l'internet pour y accéder. Réalisez également les mises à jours nécessaires régulièrement.  
Choisissez un outil par catégorie d'actions. Par exemple, pour les dépôts de devoir, les forums de discussions, privilégiez votre LMS (moodle par exemple) et pour vos visioconférences, utilisez Teams ou Zoom ou autre. Ne changez pas régulièrement d'outil, plateforme de communication... vos apprenants vous se perdre et vous aussi.

Pendant le cours

Afin que votre cours se passe dans les meilleurs conditions, nous vous proposons de leur rappeler :  
  1. Levez la main jaune (Teams) pour prendre la parole et/ou communiquez par la conversation de la réunion
  2. Demandez à l'apprenant de couper systématiquement son micro lorsqu'il ne parle pas. Ce conseil est aussi valable pour vous.
  3. L'enregistrement d'un cours ne pas se faire que sur votre autorisation.
  4. L'apprenant a aussi le droit de couper sa caméra.
Les séances de cours à distance modifient nos repères spatio-temporels. N’hésitez pas et encore plus lorsque vous le faites en présentiel, de rappeler les notions vues au cours précédents et celles qui seront abordés pendant la session.   Faites dès le début le point. Ainsi vous tranquilliserez les apprenants, vous éviterez d’avoir à répondre à des questions aussi d’ordre pratique pendant la classe virtuelle.  
Ces petites activités permettent aux participants d'une session d'apprendre à (mieux) se connaitre. Le but est de proposer un climat propice aux apprentissages et à la collaboration. Vous retrouverez l'ensemble de nos ressources ici.
Les séances de cours à distance modifient nos repères spatio-temporels.   N’hésitez pas et encore plus lorsque vous le faites en présentiel, de rappeler les notions vues au cours précédents et celles qui seront abordés pendant la session. Faites dès le début le point. Ainsi vous tranquilliserez les apprenants, vous éviterez d’avoir à répondre à des questions aussi d’ordre pratique pendant la classe virtuell. que les participants mais aussi nous formateurs et enseignants, restions attentifs et efficaces pendant la session entière. Pour cela, procédez à une répartition minutieuse du contenu à transmettre afin qu’il soit abordé de manière séquencée.  
Il est indispensable de ménager des pauses régulières pendant la session. Elles peuvent avoir plusieurs objectifs :
  1. Permettre à tout le monde de souffler et de faire autre chose pendant quelques minutes.
  2. Donner la possibilité à l'apprenant d'entrer en contact avec vous, enseignant/formateur, en public ou en privé. Ces temps informels peuvent également être ménagés à l'intérieur de la classe virtuelle.
  3. Favoriser les échanges informels entre les étudiants. En tant que formateur, on peut les inviter à discuter entre eux par exemple.
Encore plus qu’en classe où vous voyez un étudiant décrocher, aller les charger, vérifiez régulièrement qu’ils sont bien présents par de petites actions toutes simples telles que "Si vous êtes bien là, levez votre main jaune". Il faut que vous créez ENCORE plus qu’en présentiel, des possibilités d’interaction. Mettez vos étudiants à contribution. Ils seront d’autant plus attentifs s’ils sont sollicités régulièrement pour répondre à des questions, travailler en sous-groupes, de réaliser des activités seuls ou en groupe, présenter un cas concret en lien avec le cours ou leur pratique professionnelle. Pour que personne ne s’ennuie (le prof compris), il est primordial que chacun puisse participer et faire avancer la session. Nous vous proposons d'utiliser Wooclap pour maintenir l'interaction pendant vos cours à distance.

Après le cours

Demandez à vos apprenants de réaliser des recherches documentaires, d'échanger dans un forum de discussion, de répondre à des questions... bref maintenez le lien.
des pistes d'amélioration pourraient émerger !
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