Les réunions et appels Teams incluent l’audio, la vidéo et le partage d’écran. Il s’agit de l’une des méthodes clés de collaboration dans Teams.
Vous n’avez pas besoin d’être membre d’une organisation (ou même d’avoir un compte Teams) pour participer une réunion. Il vous suffira de rejoindre la réunion en cliquant sur le lien qui vous sera transmis. (Pour savoir comment récupérer un lien de réunion, regarder plus bas).
Pour rejoindre une réunion dans Teams
Vous pouvez rejoindre une réunion Teams à partir de votre ordinateur, tablette ou smartphone.
Il vous suffit de disposer du lien correspondant à la réunion.
Cliquez sur "Cliquez ici pour participer à la réunion" dans l'invitation à la réunion. Si vous disposez déjà de l'application Teams, la réunion s'ouvre automatique dans celle-ci.
Sélectionner Calendrier sur le côté gauche de Teams pour afficher vos réunions. S'il n'apparait pas dans la bannière, cherchez votre calendrier en cliquant sur "..." et inscrivez "calendrier" dans la barre de recherche.
Si une réunion se tient dans un canal, vous voyez une invitation à rejoindre la réunion. Sélectionnez Rejoindre.
Si la réunion a déjà commencé, elle apparaît dans votre liste de conversations récentes. Sélectionnez la réunion dans votre liste de conversations, puis sélectionnez Rejoindre en haut de la conversation.
Pour créer des réunions Teams
Créez votre réunion directement dans Moodle. Vous ne devez même pas ouvrir Teams. Vous pouvez créer une réunion dans pratiquement toutes les activités, du moment qu’elles utilisent l’éditeur de texte (ressource utilisée : étiquette).
Une fois votre réunion créée, Moodle va générer un lien qu’il affichera automatiquement dans votre activité à l’endroit que vous aurez choisi.
Astuce : pour éviter l’affichage du lien lui-même assez inesthétique car très long dans Moodle, copiez-le dans le presse-papier, écrivez une phrase du genre « Voici le lien vers notre classe virtuelle du jour », sélectionnez le mot « lien » dans cette phrase, cliquez sur le maillon dans la barre d’outils de l’éditeur de texte, coller le lien et créez-le ».
L’important c’est que ce soit bien visible et clair pour les étudiants. Ainsi si vous avez structuré votre cours par date, il suffit de mettre le lien sous la section correspondante. Au moment de votre réunion, les étudiants cliquent sur le lien pour y accéder et vous faites de même. Tout le monde se retrouve dans Teams.
Pour retrouver votre réunion (si vous voulez par exemple, relire les échanges), il suffit d’aller dans vos conversations (dans Teams) où elle apparaîtra à la date où elle a effectivement eu lieu. Mais vous ne pouvez pas retrouver votre réunion dans Teams tant qu’elle n’a pas eu lieu.
Une fois votre réunion créée, Moodle va générer un lien qu’il affichera automatiquement dans votre activité à l’endroit que vous aurez choisi.
Astuce : pour éviter l’affichage du lien lui-même assez inesthétique car très long dans Moodle, copiez-le dans le presse-papier, écrivez une phrase du genre « Voici le lien vers notre classe virtuelle du jour », sélectionnez le mot « lien » dans cette phrase, cliquez sur le maillon dans la barre d’outils de l’éditeur de texte, coller le lien et créez-le ».
L’important c’est que ce soit bien visible et clair pour les étudiants. Ainsi si vous avez structuré votre cours par date, il suffit de mettre le lien sous la section correspondante. Au moment de votre réunion, les étudiants cliquent sur le lien pour y accéder et vous faites de même. Tout le monde se retrouve dans Teams.
Pour retrouver votre réunion (si vous voulez par exemple, relire les échanges), il suffit d’aller dans vos conversations (dans Teams) où elle apparaîtra à la date où elle a effectivement eu lieu. Mais vous ne pouvez pas retrouver votre réunion dans Teams tant qu’elle n’a pas eu lieu.
Créez votre réunion à partir de Teams, mais hors équipe, depuis une conversation par exemple. Vous n’avez pas besoin dans ce cas, d’indiquer les étudiants dans les participants, il vous suffit de créer votre réunion au sein d'une conversation. Ensuite vous la générez et en récupérez le lien que vous envoyez ensuite ce lien aux étudiants par mail (ou vous le collez dans Moodle).
Si vous avez demandé que vous soit créée une équipe pour votre UE, vous pouvez aussi créer des réunions au sein de cette équipe, à l’intérieur d’un canal par exemple. Cela vous permet de retrouver vos réunions plus facilement et d’éventuellement déposer des documents à la disposition des étudiants dans le dit canal.
Vos canaux seront également associés chacun à une discussion qui pourrait servir de forum permanent pour la classe à laquelle vous auriez associé le canal par exemple. Mais dans la mesure où vous travaillez avec Moodle, ce n’est pas indispensable, et cela fait plutôt double emploi.
Pour créer une réunion depuis votre équipe, cliquez sur "planifier une réunion".
Vous disposez d'un calendrier Teams que nous vous conseillons d'épingler au sein de votre bannière latérale verticale.
En haut à droite se situe le bouton "Nouvelle réunion". Vous aurez la possibilité d'y assigner un canal ou une équipe où la réunion se tiendra ou non. Vous pourrez également récupérer le lien de la réunion et la diffuser à vos participants.
Partager du contenu dans une réunion avec Teams
Pour partager votre écran lors d’une réunion, sélectionnez le bac de partage dans vos outils de réunion. Choisissez ensuite de présenter la totalité de votre bureau, une fenêtre, un fichier PowerPoint ou un tableau blanc.
Lorsque vous avez terminé le partage, accédez à vos commandes de réunion et sélectionnez Arrêter le partage.
Pour voir ou revoir le podcast des « Ateliers pratiques Teams », regardez la vidéo ci-dessous. Attention, ce podcast n’est disponible qu’aux membres de la HEAJ.